✓✓Cara Menulis Pesan di Email untuk PEMULA

Daftar isi [Tutup]

Bagi Pemula, cara menulis pesan di email mungkin menjadi suatu kebingungan tersendiri, bagaimana menulisnya, bagaimana caranya. Simak di artikel ini panduan singkat dan jelas dalam membuat dan mengirim email.

Era sekolah hingga kerja menurut Admin adalah tak akan lepas dari berkirim-kirim email, apalagi jika Kalian para pelajar yang belajarnya online atau para pekerja yang bidangnya berhubungan dengan pihak lain, perusahaan lain, sales misalnya.

Harus bisa menulis dan membuat tulisan melalui email dengan bahasa yang baik.

Di artikel ini memang bukan patokan resmi, namun bisa menjadi bahan pertimbangan Teman-Teman semua terutama pemula agar bisa menuliskan pesan dalam email yang cukup baik dan terlihat lebih profesional.

Pesan dalam Email

Jika kita mengirimkan email ke orang lain sebaiknya perhatikan hal-hal dasar berikut ini agar email kita terlihat sopan, profesional dan terutama isi pesan bisa sampai kepada penerima.

Pesan di email sebaiknya atau minimal berisi :

Penerima
Kalo ini harus, karena kalau tidak ada penerima email Kalian tidak akan terkirim,
Subjek
Layaknya judul dalam sebuah tulisan, subjek ini penting, karena penerima email pertama kali akan melihat subjek ini untuk menentukan apa yang harus dilakukan.

Misalnya saja email Kalian tentang kerjasama, namun di subjek tidak dituliskan apapun, maka si penerima bisa saja melewatkan begitu saja, maka tujuan email dari Teman-Teman tidak akan tersampaikan.
Isi Email
Kalau isi ini sebaiknya gunakan bahasa yang singkat, ringkas namun mencerminkan pesan yang ingin Kalian sampaikan.

Jika isi email dalam bentuk proposal misalnya, bentuk brosur, menawarkan suatu produk, sebaiknya jadikan sebagai lampiran.

Karena jika isi email diisi dengan hal-hal semacam itu yang dikhawatirkan adalah penerima malas membaca email, karena baru lihat sekilas saja isinya sudah panjang.

Nanti akan dicontohkan dibawah seperti apa sebaiknya isi pesan dalam email yang baik.
Lampiran atau attachment
Tidak harus ada lampiran memang dalam email, namun sebaiknya untuk mendukung poin utama dalam tulisan, ada baiknya ada lampiran, apalagi kalau kalian mengirimkan tugas dari guru untuk membuat makalah misalnya, untuk membuat presentasi maka sebaiknya jadikan attachment.

Mungkin hanya itu saja poin penting yang harus ada di email. Bagi pemula perhatikan hal-hal di atas ya agar email Kalian tepat sasaran dan tujuan utamanya sampai kepada penerimanya.

Catatan

Penggunaan Whatsapp saat ini sudah ada disemua orang, kalau ragu emailnya lupa dibaca oleh penerima (harus tahu nomor penerima dahulu ya syaratnya), sebaiknya kirim pesan WA juga agar diberikan respon.

Misalnya dengan "Selamat siang Bapak/Ibu, Saya Bpk ABC dari PT XYZ sudah mengirimkan penawaran harga untuk produk XYZ melalui email (kalau bisa tambahkan screenshoot email Kalian).

Semoga Kami bisa bekerjasama dengan Bapak/Ibu untuk menyuplai barang tersebut. Terimakasih. Bpk ABC, Head Officer Marketing PT XYZ."

Contoh Menuliskan Email

Berikut ini akan dicontohkan 3 tulisan email untuk tujuan berbeda-beda, silakan bisa Teman-Teman gunakan sebagai referensi ketika menemui kondisi 3 dibawah ini.

Bisa juga dikembangkan/dimodifikasi untuk tujuan tertentu agar isi emailnya sesuai, dengan persyaratan atau isi pesan email minimal terdapat 4 poin yang sudah dijelaskan di atas.

Tips

Sebaiknya buatlah tandatangan atau signature di Email Kalian sesuai dengan kondisi Teman-Teman semua.

Kalau Kalian Pelajar buatlah signature dengan nama, Nomor Induk, Kelas berapa, sekolah mana.
Contohnya :
Syaffi,
NIS : 00000008,
Kelas X SMA N 1 Jakarta
Kalau pekerja tulislah nama, jabatan, perusahaan apa, nomor telepon.
Contohnya :
Syaffi,
Senior Marketing PT XYZ,
Phone 081234567891
Kalau pemimpin karang taruna atau panitia lomba agustusan tulislah nama, jabatan dan diikuti nama organisasi atau nama kegiatan bisa juga diikuti nomor telepon.
Contohnya :
Syaffi,
Ketua Karang Taruna Pemuda Tangguh
Desa Maju Makmur, WA 081234567891

Tandatangan email tersebut bisa Kalian modifikasi sesuai kebutuhan dan keinginan Teman-Teman yang jelas bisa mencerminkan bahwa Kalian adalah pengirim email tersebut dengan posisi tertentu disertakan kontak yang ada untuk bisa dihubungi melalui telepon atau Whatsapp.

Menulis Email untuk Tugas Sekolah

Kondisinya Kalian ditugaskan membuat makalah oleh guru IPA. Dengan guru memberikan ketentuan Subjek email Nama-Nomor Induk-Judul Makalah.

Karena biasanya guru akan mendapatkan banyak email dari para siswanya, jadi syarat apa yang harus Kalian isikan dalam Subjek harus dilengkapi dan diikuti.

Kemudian isikan pesan email yang singkat jelas padat dan tidak bertele-tele.

Yang dikhawatirkan adalah email Kalian tidak akan dibaca atau tidak dianggap oleh Guru Kalian.

Contoh penulisannya sebagai berikut :

Kepada : guru.ipa@gmail.com
Subject : syaffi.com-00000008-Fisika dalam Kehidupan Sekitar
Isi Email :
Yth Bapak John,
Guru IPA Kelas X SMA N 1 Jakarta

Perkenalkan Bapak, Saya syaffi.com siswa Bapak di Kelas X SMA N 1 Jakarta. Berikut Saya kirimkan tugas Makalah IPA dengan Judul "Fisika dalam Kehidupan Sekitar", File Terlampir.

Demikian Bapak, atas perhatiannya Saya ucapkan terimakasih.

syaffi.com,
NIS : 00000008,
Kelas X SMA N 1 Jakarta

Di atas adalah contoh email, silakan bisa dikembangkan sesuai kebutuhan Kalian.

Menulis Email untuk Atasan

Misalnya saja Kalian ditugaskan untuk membuat presentasi mengenai Penjualan Produk XYZ pada bulan Februari 2021.

Contoh penulisannya sebagai berikut :

Kepada : bapak.direktur@gmail.com
Subject : Penjualan Produk XYZ pada bulan Februari 2021
Isi Email :
Yth Bapak John,
Direktur Utama PT XYZ

Berikut Bapak, Saya sampaikan data-data penjualan untuk produk XYZ periode bulan Februari 2021, File Presentasi terlampir.

Jika ada data-data yang kurang atau ada koreksi dari Bapak akan Saya perbaiki segera.

Demikian yang dapat Saya sampaikan, atas perhatiannya Saya ucapkan terimakasih.

Syaffi,
Senior Marketing PT XYZ,
Phone 081234567891

Bisa juga ditambahkan kata-kata lain yang memang perlu menjelaskan situasi atau isi lampirannya ya, atau ada hal-hal lain yang perlu Kalian informasikan juga.

Menulis Email untuk proposal karang taruna

Jika kondisinya Kalian sebagai ketua karang taruna, sedang membutuhkan dana untuk kegiatan lomba-lomba Agustusan, kemudian akan menghubungi calon donatur dan donatur menginginkan proposal kegiatannya dikirimkan melalui email.

Contoh emailnya sebagai berikut ini :

Kepada : syaffi.com@gmail.com
Subject : Proposal Kegiatan Agustusan Desa Maju Makmur
Isi Email :
Yth Bapak Syaffi,

Sehubungan dengan akan dilaksanakannya kegiatan Agustusan di desa Maju Makmur dan untuk mendukung kegiatan tersebut, Kami Panitia dari Karang Taruna Pemuda Tangguh menyampaikan proposal untuk kegiatan tersebut, Proposal Kegiatan terlampir.

Besar harapan Kami agar acara tersebut dapat berjalan dengan baik dan lancar, sehingga bantuan dari Bapak dapat membantu mensukseskan acara tersebut.

Jika ada yang kurang jelas dalam proposal tersebut, Kami dapat di hubungi melalui nomor telepon/WA yang tertera dalam proposal atau diemail ini.

Demikian yang dapat Saya sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya Kami ucapkan terimakasih.

Mas John,
Ketua Karang Taruna Pemuda Tangguh
Desa Maju Makmur, Telepon/WA 081234567891

Untuk kata-kata dan redaksinya silakan bisa dimodifikasi sesuai kebutuhan Kalian sebagai ketua karang taruna atau panitia karang taruna.

Penutup

Demikian Teman-Teman beberapa poin-poin penting dalam menuliskan email beserta tips serta contoh email dari Admin.

Apapun kegiatan Teman-Teman dalam penggunaan email, semoga lancar dan dimudahkan ya.

Semoga tutorial cara menulis pesan di email ini dapat membantu Teman-Teman semua. Semoga bermanfaat!

✓✓Cara Menulis Pesan di Email untuk Pemula